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von fivvie am 22.01.2023, 17.25 Uhr

Wie kann ich meinen Büroalltag besser strukurieren?

In meinen Job habe ich häufig wechselnde Aufgabenbereiche in denen ich mit unterschiedlichen Personen sprechen muss. Das ist an sich auch sehr gut, denn so bleibt es abwechslungsreich und spannend. Allerdings häufen sich mittlerweile die Tage, an denen ich kaum noch zum konzentrierten Arbeiten komme.
Durch Homeoffice und volle Kalender der Kollegen reiht sich mittlerweile Meeting an Meeting. Ich schaffe es in meiner Kernarbeitszeit nur noch selten, ernsthaft an Themen zu arbeiten. Dennoch muss die Arbeit aber gemacht werden.
ToDo Listen und Deadlines helfen bedingt und personelle Unterstützung ist nicht in Sicht.
Dazu kommt, dass durch Regelmeetings die Arbeitszeit bereits recht starr vorgegeben ist und ich nicht einfach früher oder später starten kann, um mehr Ruhe beim Erledigen meiner Aufgaben zu haben.
Langfristig ist das Ziel, Themen abzugeben und habe darüber auch schon mit meinem Vorgesetzten gesprochen. Aber das ändert nichts an der aktuellen Situation und ich frage mich, was kann ich in meinen Arbeitsalltag ändern, um das bestmöglich in den Griff zu bekommen.
Gibt es Ansätze, die ich nicht sehe, wie ein Tag in einen Bürojob noch anders gestaltet werden kann, außer durch Abblocken von Aufgaben und Nichtannehmen von Terminen? Und wie kann ich im Ernstfall solche "Neins" höflich aber bestimmt formulieren.

Antwort
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von AntonBernad am 22.01.2023, 19.11 Uhr
Einige Ansätze, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag ausprobieren können, um mit der hohen Anzahl von Meetings und der fehlenden Zeit zum Konzentrieren umzugehen, sind:

Prioritäten setzen: Identifizieren Sie die Aufgaben, die am dringendsten erledigt werden müssen, und konzentrieren Sie sich auf diese, bevor Sie sich um andere Dinge kümmern.

Zeitmanagement-Techniken anwenden: Zum Beispiel können Sie die Pomodoro-Technik ausprobieren, bei der Sie sich in kurzen Zeitintervallen von 25 Minuten auf eine Aufgabe konzentrieren und danach eine kurze Pause einlegen.

Meetings effektiver gestalten: Versuchen Sie, Meetings so kurz wie möglich zu halten und eine Agenda vorzubereiten, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Themen besprochen werden.

Flexibilität in Bezug auf die Arbeitszeit: Wenn möglich, versuchen Sie, Ihre Arbeitszeiten so zu gestalten, dass Sie Zeit zum Konzentrieren haben, z.B. früher oder später arbeiten.

Höflich aber bestimmt "Nein" sagen: Formulieren Sie klar, dass Sie in Anbetracht Ihrer aktuellen Last und Prioritäten nicht in der Lage sind, eine Aufgabe oder einen Termin anzunehmen. Erklären Sie, welche Alternativen Sie vorschlagen, um die Anforderungen trotzdem zu erfüllen.

Es ist wichtig, dass Sie realistisch über Ihre Fähigkeiten und die Anforderungen Ihres Jobs nachdenken und sich nicht überfordern. Es ist auch wichtig, dass Sie klar und offen mit Ihrem Vorgesetzten und Ihren Kollegen über Ihre Bedürfnisse und Prioritäten sprechen, um eine Lösung zu finden.


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von MartinaZ am 27.01.2023, 11.49 Uhr
Ich kenne das Problem, nicht "Nein" sagen zu können. Wenn Kollegen stark in den Arbeitsablauf einwirken und sich der Stresspegel erhöht, ist es zwingend notwendig, Aufgaben abzulehnen oder abzugeben.

Bestimmt gibt es eine genaue Einteilung darüber, welche Aufgaben oder Arbeiten an welche Abteilung fallen. Alles darüber hinaus sollte bei Überlastung weitergegeben werden. Es hilft nicht, wenn man diese Aufgaben aus Höflichkeit übernimmt, aber seine eigenen vernachlässigt.

Eine Möglichkeit, den Kollegen mitzuteilen, dass der höchste Level erreicht ist, ist bei den zahlreichen Meetings. Am Anfang des Gesprächs kann man darauf hinweisen, dass die Kapazitäten ausgeschöpft sind und nur noch dringend notwendige Aufgaben zusätzlich erfüllt werden. Die genaue Angabe des Zeitraums, bis andere Aufgaben erledigt werden können, geben den Kollegen die Möglichkeit, in dieser Zeit von neuen Zuteilungen abzusehen.

Home-Office ist, was Struktur betrifft, ein Hindernis. Nicht nur die Ablenkung durch Kollegen, sondern auch die Familienmitglieder erschweren möglicherweise die Konzentration. Wichtig ist, klar zu definieren, in welchem Zeitraum eine Störung nicht erwünscht ist. Ein eigener Raum erleichtert diese Regelung.

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von junGT am 25.01.2023, 15.54 Uhr
Problem ist mir bewusst und ich verfalle auch immer mal wieder in dieses Muster keine Struktur zu haben. Man sollte sich klar machen, dass ein klares "Nein" zu Meetings keine Ablehnung ist, sondern ein Selbstschutz. Hier sollte man Zeit investieren, um zu schauen welche Meetings in welcher Häufigkeit eigentlich wie wichtig sind und ob sich diese in größeren Abständen realisieren lassen.

Zur besseren Struktur kann ich immer nur sagen "Eat the Frog", also die unbeliebten Aufgaben mit hoher Dringlichkeit zuerst erledigen. Diese sind es nämlich, die uns am Ende dazu bringen zu denken, dass wir vor lauter Arbeit nicht mehr hinterherkommen. Geht man die zur Tageshöchstzeit an, merkt man oftmals, dass diese gar nicht so viel Zeit in Anspruch nehmen, wie man vorher gedacht hätte. Wann das Motivationslevel am höchsten ist unterscheidet sich von Person zu Person, wenn man das allerdings einmal genauer reflektiert, dann lernt man sich schnell selbst besser kennen und weiß wann ich welche Aufgabe erledigen sollte.
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