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von Traviso am 15.12.2019, 13.12 Uhr

Outlook speichert IMAP Mails im falschen Ordner?

Warum speichert Outlook meine Mails in einem IMAP Konto mit vorgegebener Ordnerstruktur im falschen Ordner ab? Gesendete IMAP Mails werden im falschen Ordner gespeichert. Ebenso der Ordner für "Gelöschte Elemente" ist unter Outlook falsch zugeordnet. Die Ordnernamen sind falsch und werden in falscher Sprache angezeigt. Wie kann man in Outlook die Standardordner ändern?

Ich habe Outlook 2019 und möchte einfach den Speicherort für gesendete Mails ändern. Ich nutze eine auf dem IMAP Server selbst festgelegte Ordnerstruktur. Doch diese übernimmt Outlook einfach nicht. Warum? Wie kann man in Outlook den "Gesendet Ordner" ändern? Ich möchte die Standardordner ändern für "Gesendet", den "Papierkorb", "Entwürfe", das "Archiv" und "Spam". Doch nicht nur dass die Ornderstruktur in Outlook nicht stimmt, die Ordner werden auch noch in falscher Sprache angezeigt!

Kurz zum Hintergrund: Ich bin vor einigen Tagen zwangsweise von Outlook 2010 auf Outlook Office 2019 umgestiegen. Ich hatte mir testweise Microsoft Office 2019 installiert. Ohne mein Wissen hat die Installationsroutine mein altes Outlook 2010 zuvor still und heimlich ohne zu fragen deinstalliert und Outlook 2019 installiet. Dabei wollte ich nur die Microsoft Office Produkte Word, Excel und Powerpoint testen!

Jetzt habe ich also zwangsweise ein Upgrade von Outlook 2010 auf Outlook 2019 installiert und kann den Speicherort für gesendete E-Mail Nachrichten nicht mehr selbst festlegen. Outlook nimmt einfach die Standardordner "Sent", "Trash" und "Junk". Seither konnte man unter Outlook 2010 den Speicherort für diverse Ordner wie gesendete Mails oder den Papierkorb selbst bestimmen. Dazu habe ich im Menü Datei unter Kontoeinstellungen auf Kontoeinstellungen geklickt, mein E-Mail Konto ausgewählt und bin auf weitere Einstellungen gegangen. Im sich öffnenden Dialogfenster "Internet-E-Mail-Einstellungen" konnte man auf der Registerkarte "Gesendete Elemente" dann unter "Gesendete Elemente im folgenden Ordner auf dem Server speichern" einen Ordner wählen. Analog war dies auch für "Gelöschte Elemente" möglich. Diese Reiter gibt es bei Outlook 2019 aber nicht mehr!

Wie ich in der Microsoft Office Hilfe gelesen habe kann man anscheinend ab Outlook 2013 den Speicherort nicht mehr ändern so wie es seither unter Outlook 2010 möglilch war?! Danke Microsoft! Warum kann man bei Outlook 2013, Outlook 2016 und auch bei Outlook 2019 den Speicherort nicht mehr selbst festlegen?

Jetzt habe ich also das totale Chaos in meinen Mails. Da ich auf die E-Mail Accounts auch noch mit anderen Mailclients, bspw. vom Smartphone aus zugreife, habe ich nun mehrere Ordner.
Outlook legt seine eigenen Ordner an und speichert ausgehende Mails im "Sent" Ordner. Wenn ich eine Mail lösche landet sie unter Outlook im Ordner Trash auf dem Handy im Papierkorb. Das nervt gewaltig!
Von einem anderen Rechner greife ich mit Thunderbird Mail auf meine Postfächer zu, dort funktioniert es bestens. Nur warum nicht unter Outlook? Wie kann ich den Speicherort für gesendete E-Mails und gelöschte Mails in Outlook 2019 ändern weil dieser nicht stimmt?

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Hilfreichste Antwort - ausgezeichnet vom Fragesteller
von SAdmin am 20.12.2019, 17.59 Uhr
Das Zauberwort, das deine Probleme mit Outlook und der Ordnerstruktur lösen sollte, heißt XLIST!

XLIST ist ein internationalisierter Standard für IMAP Mailserver. Unterstützt die Mailserver-Software diese Technik, können Mailprogramme wie Outlook, Thunderbird, Macmail, etc. auf den verschiedensten Clients (Windows, Android, iOS, iPhone, iPad) die vorgegebenen IMAP Ordner korrekt erkennen und automatisch zuweisen.

Das System legt die Ordnernamen für die Systemordner Sent (gesendete Mails), Drafts (Entwürfe), Trash (gelöschte Mails) und Junk (Spam Mails) fest und teil diese dem Client automatisch mit. Diese Standardordner können nicht gelöscht oder umbenannt werden! Abhängig vom Endgeräte und Mailprogramm wir die Bezeichnung der Ordner in deutsch oder englisch angezeigt. Durch die Unterstützung von XLIST ist die Ordnerstruktur auch bei unterschiedlichen Betriebssystemen und Mailprogrammen sichergestellt.

Mailprogramme wie Outlook rufen das XLIST Command nur auf wenn das Konto neu eingerichtet wird. In Outlook 2019 (wie auch in früheren Versionen, bpsw. Outlook 2016 und 2013) wird nach Änderung des Stammordnerpfades, bspw. durch Angabe von "INBOX" als Stammordnerpfad, die XLIST Funktion erneut aufgerufen. Die Ordner werden dann neu eingelesen. Wenn die Zuordnung wieder stimmt und alle Ordner korrekt angezeigt werden sollte der Eintrag im Stammordner wieder entfernt werden.
Die Einstellung für den Stammordnerpfad findet sich in den Kontoeinstellungen nach Auswahl des entsprechenden Mail-Kontos unter "Weitere Einstellungen" im Reiter "Erweitert" -> Stammordnerpfad.


Antwort
Antwort
von worktec am 18.12.2019, 10.46 Uhr
Unterstützt dein E-Mail-Provider XLIST für das IMAP-Konto? Hast du XLIST für diesen Mail-Account aktiviert? Welchen Mail-Anbieter verwendest du? GMX, Gmail, T-Online, … eigener Server, Webhoster?

Wenn das XLIST Command von deinem Anbieter nicht unterstützt wird, gibt es alternativ noch die Möglichkeit das Konto neu aufzusetzen. Outlook liest die Ordnerstruktur immer bei der Einrichtung eines Kontos ein. Hierfür gehst du wie folgt vor:

1. E-Mail-Konto unter Kontoeinstellungen entfernen
2. Outlook schließen
3. Standardordner beim Mail-Provider korrekt zuordnen
4. Outlook starten und Mail-Konto neu einrichten
Kommentar von Traviso am 18.12.2019, 18.17 Uhr
Was ist dieses XLIST und wo muss ich es aktivieren? Ich habe schon mehrfach das Konto entfernt und neu eingerichtet.

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von Digitus am 16.12.2019, 16.08 Uhr
Lösch mal die falschen Ordner und starte Outlook danach neu.
Wenn die Ordnernamen falsch sind bzw. Ordner in falscher Sprache angezeigt werden, rate ich dir auch mal folgenden Befehl auszuführen. Drücke die "Windows-Taste" + "R" und tippe:
outlook.exe /resetfoldernames
Damit kannst du die Sprache der Standard-Ordner zurücksetzen. Vielleicht hilft das ja auch deine Probleme mit Outlook zu lösen.
Kommentar von Traviso am 16.12.2019, 16.15 Uhr
Die Ordner lassen sich nicht löschen. Der Menüpunkt "Ordner löschen" ist ausgegraut.
Kommentar von Digitus am 16.12.2019, 16.42 Uhr
Nicht aus Outlook heraus sondern direkt beim Mail Provider löschen!
Kommentar von Traviso am 16.12.2019, 17.07 Uhr
Das Löschen hat jetzt funktioniert - wohl aber nur kurzfristig! Wenn ich eine Testmail verschicke wird diese noch immer nicht im richtigen Ordner gespeichert. Outlook scheint Ordner auch immer wieder neu anzulegen. Wo kann man das deaktivieren? Ist das eine Einstellungssache? Ich möchte meine ausgehenden Mails nicht im Ordner "Sent" speichern sondern im von mir festgelegten Ordner "Gesendete Elemente". Warum speichert Outlook die Mails nicht im angegebenen Ordner? Die Ordnerstruktur habe ich doch vorgegeben. Ich habe auf dem Server für den Posteingang, den Ordner Gesendet und auch den Papierkorb Standardordner definiert. Warum ignoriert das Outlook einfach?

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von luigi am 15.12.2019, 17.30 Uhr
Im Outlook kannst du nur bestimmte Ordner anzeigen lassen. Hast du schon versucht nur die Ordner zu abonnieren die für Posteingang, Gesendet, Papierkorb, etc. bei deinem Provider festgelegt sind?

Welche Ordner hast du abonniert? Mach mal einen Rechtsklick auf das angelegte Postfach und wähle "IMAP-Ordner". Im Reiter "Abonnierte" auf "Abfrage" klicken, dann werden alle Verzeichnisse angezeigt die du abonniert hast. Klick mal die falschen Ordner an und dann auf "Abo kündigen".
Kommentar von Traviso am 15.12.2019, 18.07 Uhr
Habe ich gemacht. Wie ich die Ordnerstruktur anzeigen und verändern kann weiß ich. Das Problem ist aber nicht die Anzeige der Ordner. Outlook speichert die Mails einfach nicht in die richtigen Ordner.
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